2. Questionnaire pour une base de données

Merci de remplir un questionnaire pour chaque base de données

(2.1)	Nom de l’institution : ________________________________________________________
(2.2)		Nom du département ou du laboratoire :  _________________________________________
	_____________________________________________________________________________
Base de données :

(2.3)		Titre court / Abréviation :	_____________________________
(2.4)		Titre complet écrit en toutes lettres :  _____________________________________________
(2.5)		Nom de l’administrateur de la base de données :	__________________________________

(2.6)		Veuillez caractériser les objets administrés par la base de données. 
Etant donné le manque de précision des notions habituelles (comme herbier, collections vivantes, etc.), le tableau suivant tente de catégoriser les objets selon trois critères. Merci de donner les indications que vous jugez appropriées – les exemples servant uniquement de guide. Vous pouvez aussi ajouter un texte décrivant les catégories d’objets collectés.

Groupe d’organisme	
Restrictions	
Type de conservation ou 
de culture	
par ex. :
micro organismes 
coléoptères
fossiles 
plancton
plants
champignons	par ex. :
Europe de l’ouest
collection Humboldt
serre 
biotope marin
espèces protégées
plantes pathogènes	par ex. :
conservé dans l’alcool
conservé (séché et pressé)
préservé (cryoconservation)
vivant (en culture de jardin)
vivant (exclusivement observation sur le terrain)	

			

			

			

			

			

Description des catégories d’objets : ______________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
		
		Acquisition des données :

(2.7)		Nombre total d’objets existant dans la collection : _______________

(2.8)		Nombre d’objets déjà entrés dans la base de données : __________

(2.9)		Evaluation du nombre d’objets qui seront entrés annuellement : _____

(2.10)	Des catalogues de données standardisées sont-ils utilisés lors de la saisie et/ou pour vérifier la saisie (par ex. des listes floristiques, des abréviations standards, de la bibliographie) ?

 Non		
	 Oui, préciser :  ____________________________________________________________

(2.11)	Utilisez-vous une procédure standardisée pour vérifier la qualité scientifique des données entrées ?

 Oui
	 Pas applicable (par ex. parce qu’il s’agit d’une base de données personnelles)
 Non

(2.12)	Utilisez-vous un standard de métadonnées (par ex. Dublin Core, the Federal Geographic Data Committee)?

 Je ne sais pas
	 Non
	 Oui, préciser :  _____________________________________________________________

		Logiciel utilisé pour la base de données (le programme informatique visible pour l’utilisateur) :

(2.13)	Nom du logiciel utilisé : ________________________________________________

(2.14)	S’agit-il d’un logiciel développé sur place ?

 Oui
	 Oui, en collaboration avec : ___________________________________________________
	 Non ;  logiciel développé par : _________________________________________________

			(si non développé sur place, poursuivre directement à la question 2.19)

(2.15)	Outils logiciels utilisés pour développer cette application : _____________________________
	____________________________________________________________________________

(2.16)	Etat actuel du développement logiciel :

 En cours et non encore utilisé  (date prévue de mise en service : _______________ )
	 Utilisé depuis :  _______ (année), et pas de développement supplémentaire prévu
	 Installé et utilisé depuis : _____ (année), et devant subir des développements
supplémentaires

 (2.17)	Documentation sur la structure de la base de données :

 Publiée ou en cours de publication. Référence : ____________________________________
	 Documentation interne, pouvant être rendue publique par BioCISE
	 Documentation interne, ne pouvant être rendue publique
	 Pas de documentation 

(2.18)	La structure de la base de données repose-t-elle sur un modèle déjà publié ou sur un standard d’échange de données (par ex. ASC, CDEFD, HISPID)?

	 Non
	  Oui, la structure est basée sur : _________________________________________________

(2.19)	La base de données et l’interface utilisateur de la base de données tournent-elles sur le même ordinateur ?

 	Non
	 	 	Oui

Logiciel de gestion de base de données : 
____________________________________	
Logiciel : _____________________

_____________________________________	

sur le(s) système(s) d’exploitation : _______

____________________________________	
Système(s) d’exploitation : _______________

_____________________________________	

Interface utilisateur : ___________________

____________________________________		

sur le(s) système(s) d’exploitation : _______

____________________________________	

___________________________________	

Caractéristiques de l’application :

(2.20)	Le système inclut-il une ou plusieurs des caractéristiques suivantes ?

 Gestion des prêts
 Gestion des échanges 
 Gestion des ventes
 Impression d’étiquettes
 Historique de l’identification des objets
	 Interface vers un Système d’Informations Géographiques (GIS)
	 Outils de localisation de points ou de cartographie
 Gestion des traitements conservateurs utilisés

(2.21)  Quelles caractéristiques vous manquent ? ________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

(2.22)	Du point de vue de l’utilisateur, recommanderiez-vous ce système à des collègues ?

 Oui
 Non

(2.23)	La base de données est-elle utilisée couramment pour mettre à jour les modifications journalières concernant la collection (nouvelles entrées, prêts etc.) ?

 Oui
 Non

(2.24)	La base de données est-elle utilisée pour des interrogations faites par l’extérieur ?

	 Non, la base de données est utilisée seulement pour des travaux internes
	 Oui, la base de données est utilisée pour des interrogations faites par des personnes d’autres
laboratoires ou d’autres institutions.   Nombre d’interrogations par an : ________

(2.25)	La base de données est-elle accessible en ligne ?

	 Non
	 Accessible via world wide web : http://____________________ 	 avec un mot de passe
	 Accessible via telnet :  ________________________________ 	 avec un mot de passe
	 Autre, à préciser : ____________________________________ 	 avec un mot de passe

(2.26)	Au sein du projet BioCISE, le BGBM a la charge de distribuer sur Internet les informations collectées à propos des systèmes d’informations de collection en Europe. Indiquez dans la table ci-dessous les réponses à ce questionnaire que vous acceptez de rendre publiques. Les réponses à cette question et à la suivante ne sont pas publiées.

Réponse No.		
2.1 – 2.2		publiques 		confidentielles	
2.3 – 2.4		publiques 		confidentielles	
2.5		publique		confidentielle	
2.6		publique		confidentielle	
2.7 – 2.12		publiques		confidentielles	
2.13 – 2.19		publiques		confidentielles	
2.20 – 2.21		publiques		confidentielles	
2.22		publique		confidentielle	
2.23 – 2.25		publiques		confidentielles	

Questionnaire rempli par : ________________________________________________________
Merci beaucoup pour le temps que vous avez accepté d’y consacrer !